¿Quieres ser más productivo? ¡Aprende a hackear el tiempo!

Mi vida siempre fue una constante lucha contra el tiempo, una cadena de hierro que me colgaba desde el cuello. No importaba que tanto estuviera dispuesto a hacer ese día, o qué tanto no quisiera hacer en absoluto, siempre se reducía a una simple línea de diálogo en mi cabeza, al caer la noche, mirando el reloj de mi mesita:

—Ah, no hice nada en todo el día.

Puede parecer que el tiempo es una tortura, un recuerdo infinito de nuestra mortalidad resumida, de aquello que no volverá y un recurso que no podemos volver a recuperar. Pero ciertamente estos impedimentos, estas cadenas de hierro que nos constriñen constantemente, son necesarias para recordarnos que el tiempo es algo que debemos aprovechar a nuestro favor.

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¿Cómo cambiar tus creencias?

¿Cuántos espacios al día nos tomamos para hacer algo que realmente queremos? ¿Para hacer algo que nos haga felices? A veces desperdiciamos demasiado tiempo preocupados en un “¿y sí?” en vez de realmente hacerlo, y para cuando nos damos cuenta de ello, es muy tarde y la oportunidad se nos escapó de las manos, dejamos de hacer lo que debíamos hacer pensando en ello y al final fue todo una pérdida de tiempo.

¿Te ha pasado esto?

Entonces nos comenzamos a preguntar, ¿Cómo puedo optimizar mi tiempo? ¿Por qué no me da tiempo más que para pasármela trabajando? ¿Qué estoy haciendo mal? ¿Acaso así es la vida? Todo esto es conocido como la presión del tiempo, un sentimiento que nos trae ansiedad y nos nubla los pensamientos, haciéndonos sentir inseguros y nerviosos en nuestro día a día.

Es cuando comenzamos a sentir estás cadenas de hierro aprisionando nuestro cuerpo, nuestra mente y espíritu. Si bien, ciertamente es muy difícil liberarse del peso del hierro, no es imposible. ¿Y si te dijera que todo yace en la percepción que le demos al tiempo? ¿Cómo podemos hackearlo y mejorar nuestra productividad para aprovechar mejor nuestros días?

La respuesta es simple: Si puedes desencadenarte de esa presión, mejorar tu productividad y disfrutar mucho mejor de tu tiempo, haciendo lo que te gusta y priorizando tus actividades. Para ello, he escrito desde mi experiencia personal lo que a mí me ayudó a lograr optimizar mi vida, y que estoy seguro de que te ayudará a ti también.

¿Qué hice para ser más productivo?

A medida que envejecemos, el tiempo parece ir disminuyendo, cómo si lo que hiciéramos cada vez fuera más pesado y lento, y no nos alcanza el día para hacerlo todo. Sin embargo, bien es cierto que ser productivo no significa poder hacer todo a la vez y terminar antes que nadie, sino más bien enfocarnos correctamente en lo que queremos realizar y priorizar lo más importante primero.

Aprender a priorizar nuestras ocupaciones diarias nos permitirá cambiar completamente el paradigma, con el que nos enfocaremos solo en lo que realmente importa y es necesario. Así, nos ayudamos a salir con más rapidez de lo que nos quita más tiempo y organizando mejor nuestro calendario de actividades. 

Dividí mi experiencia en 3 etapas que seguramente te harán sentirte identificado con alguna. Fueron necesarias para darme cuenta cuál era la manera más fácil de aprovechar mejor mi tiempo, ayudándome a entender en que debía de enfocarme primero en vez de simplemente distraerme o tratar de hacer varias cosas a la vez, y terminar sin hacer nada. 

1. Desorganización activa

Esta fase es en la que normalmente nos encontramos cuando tendemos a no darle importancia al tiempo que gastamos en el día a día. Se puede decir que la mayor parte de las personas se encuentran aquí.

Cuando me encontraba en ella, trataba de hacer todo lo que debía hacer durante mi día, como ir a trabajar y completar mi lista de tareas, pero cuando finalizaba apenas y me daba tiempo de descansar apropiadamente para aprovechar el tiempo al día siguiente. 

Corría diariamente a completar todo lo que podía realizar sin dirección alguna, pero en realidad me era muy difícil hallar el espacio para realizar cualquier cosa. Lo que se resumía en poca productividad y mayor cansancio físico y mental.

2. Organización fatigante

Debido a que seguimos sin basarnos en un sistema de priorización correcto, aunque estamos más organizados y somos capaces de completar todas nuestras obligaciones, al final del día no nos queda nada de tiempo más que para dormir y pasar el cansancio y la frustración de no poder hacer más nada. 

Repetir esta rutina puede ser fatigante, frustrante y poco saludable. ¿Si tenía una metodología de tareas bien definida y precisa, por qué aún me estaba faltando el tiempo para descansar y disfrutar mi vida? 

3. Organización prioritaria 

Aprendiendo a priorizar y dividir mis tareas diarias gracias a ello, logré disfrutar mucho más de mi tiempo. Ya no hay razón para lanzarse corriendo a hacer lo que puedas o lo primero que se te ocurrió poner en tu lista, por qué ahora estás mejor organizado y eres capaz de saber cuánto tiempo debes de dedicarle a cada cosa y concentrarte en una sola a la vez.

En esta fase se combina un sistema de productividad que elimina las cosas que no son necesarias en tu vida y prioriza en las cosas que tienes que hacer y que son importantes. 

Cuando llegué aquí, comencé a notar que mi fatiga comenzaba a desaparecer, que dormía bien y que podía tomarme mi tiempo para hacer cosas que realmente quería hacer, todo sin la necesidad de atrasar mis otras actividades y aprovechando bien mis días. Sin lugar a dudas, logré hackear el tiempo exitosamente, pero para ello tuve que descifrar cuáles áreas de mi vida debía mejorar.

¿Cómo identifiqué lo que debía tener en cuenta para hackear mi tiempo?

En mi experiencia, me gustaría indicarte las tres áreas indispensables que debemos de tener en cuenta para mejorar la gestión de nuestro tiempo. Mejorar estas áreas te ayudará a convertirte en alguien mucho más productivo y organizado. He visto que, en otras metodologías en general, o profesionalmente, suelen tomar solo una de ellas. En el mejor de los casos, he podido observar que abordan al menos dos de ellas, pero me sigue pareciendo insuficiente.

1. Energía

¿Tienes el aguante suficiente para poder con todas tus tareas del día? Si el cansancio te abraza a tempranas horas del día, es importante que cambies tu rutina. Es el combustible que llevamos dentro, y que necesitamos para mantenernos firmes a lo largo del día.

2. Emociones

No confundamos nuestras emociones con la energía, porque son áreas separadas y debemos de aprender a diferenciarlas. Por ejemplo, puedes levantarte de mal humor y con ganas de no hacer nada, pero aun así sentirte descansado y con mucha energía. 

Es por esto que es importante saber qué es lo que sentimos y cómo lidiar con estas emociones para no sabotearnos a nosotros mismos.

3. Métodos

Estos son los planes o sistemas que emplearemos para organizar y llevar a cabo las tareas que debamos de realizar día a día, para optimizar nuestro tiempo lo mejor que podamos. 

Hackeemos estás 3 áreas de productividad para aprovechar mejor el tiempo

Evidentemente, no me desviaré del tema hablando exclusivamente de las metodologías y los sistemas de trabajo. Sin embargo, me concentraré en las claves concretas y en el funcionamiento de esto en conjunto, por lo que la información que manejaré será precisa y específica con respecto al tema que nos importa: ser más productivos y cómo lograrlo.

Hacks para el área de energía

Dentro del área de la energía debemos de adoptar ciertas rutinas para mejorar nuestro rendimiento y aguante en las actividades de nuestro día a día.

Mejorar la calidad del sueño

Considero que las indicaciones más importantes para optimizar nuestro tiempo mediante esta área son tres, una de ellas es mejorar la calidad del sueño:

Cuidar nuestra alimentación

Este es el otro aspecto importante a tomar en cuenta. Hay que prestarle la atención adecuada a si comemos adecuadamente debido al alto peso que esto tiene sobre nuestra energía. Estas son mis recomendaciones con respecto al tema:

Higiene Mental

Con esto, me estoy refiriendo a la limpieza de nuestros pensamientos, puesto que también afectan tu energía y tu productividad. He aquí unos consejos:

Por ejemplo, si yo pensara algo negativo acerca de mí mismo, podría decirme:

—¿Lo que me estoy diciendo es cierto, o solo fue por una mala experiencia de mi vida?

Inclusive, en el caso de ser cierto, es posible preguntarnos entonces si eso no nos permitiría encontrar otros motivos en la vida para ser feliz de igual manera, y la respuesta a eso siempre será que sí.

Hacks para el área de las emociones

Las emociones y la energía son áreas que están ligadas, pero no son lo mismo. Mientras que las energías exploran de una manera más amplia lo que sentimos físicamente, las emociones van directamente a nuestra mente, afectando cómo hacemos las cosas. Estas son mis recomendaciones para optimizar esta área:

Aquí te doy un ejemplo de un ritual que hago cada vez que me despierto en las mañanas:

Este conjunto de acciones que me he puesto una detrás de la otra me dirigen hacia un destino emocional, positivo y lleno de energía que yo mismo he elegido. Te recomiendo que comiences a aplicar esta práctica hoy mismo y veas los resultados por tu cuenta.

Hacks para el área de las emociones

Esta área es esencial para lograr una buena optimización en nuestra productividad y en el manejo de nuestro tiempo. Para lograr una buena metodología y aprender a priorizar correctamente tus tareas, te recomiendo lo siguiente:

Sistema GTD

Uno de los mejores sistemas de gestión de tareas que uso actualmente es el GTD, creado por David Allen, este te va a permitir organizar perfectamente tu día sin ningún tipo de complicaciones.

Personalmente y cómo su nombre lo indica, consigo hacer las cosas con más facilidad debido a su método de capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer. Con este y los demás consejos que te daré acerca de esta área, es preferible que optimicemos y adaptemos sus usos a nuestro contexto personal para mayor eficacia.

Herramientas de gestión de tareas

Cualquier buena herramienta de gestión te servirá siempre y cuando encuentres comodidad a la hora de utilizarla. En mi caso, yo empleo ToDoist para organizar mis tareas y Trello para mis proyectos más elaborados e importantes. Pero te recomiendo que investigues y pruebes hasta encontrar una que se amolde a ti.

Método para priorizar

Aprender a priorizar es otro hack infalible que debemos de aprender para poder optimizar nuestro tiempo. Te recomiendo que uses el método de 4 cuadrantes de Stephen Covey, donde se diferencian las tareas entre valioso, no valioso, urgente y no urgente. 

Organizar tu calendario semanal de esta manera te permitirá establecer fácilmente tu lista de actividades mediante su importancia para así saber cómo ganar más tiempo libre y hacer todo lo que tengas que hacer sin atrasarte.

Técnica del Pomodoro

Esta técnica del Pomodoro es la que emplearemos para evitar la fatiga física y mental mientras realizamos nuestro trabajo. Dividiremos nuestros bloques de descanso con el tiempo de nuestras tareas para descansar el cerebro y rendir mucho más.

Personalmente, suelo hacer tramos de 45 minutos de trabajo por 5 minutos de descanso, de esta manera relajo mis músculos y mi cerebro antes de continuar y he podido experimentar un cambio radical en mi productividad de esta manera. 

Sin embargo, esta técnica también depende mucho de tu uso personal, por lo que amoldarla a tus necesidades es esencial para que funcione apropiadamente. Por ejemplo, usando tramos de 60 minutos y 10 de descanso. Todo está en determinar el mejor uso para ti.

Time Blocking

Esta técnica consiste en ajustar tus tareas a periodos de tiempo definidos dentro de tu calendario de actividades. De esta manera, logras un mayor control y disciplina en el uso de tu tiempo día a día para lograr completar y concentrarte mejor en las tareas que vayas realizando.

Es momento de aumentar tu productividad

Todos estos hacks que te he dado dentro de este artículo me han funcionado completamente. Sé que te servirán a ti si has experimentado el siguiente caso: 

Estás en tu trabajo, y debes de realizar una tarea que te toma dos horas completar, pero ocurre una emergencia y tu jefe te pide que la entregues en una hora; y, sin embargo, pese a todo, lograste completarla en ese tiempo.

Esto ocurre porque al acortar ese periodo de entrega, pones todas tus capacidades y recursos disponibles para completar la tarea antes de que pase el límite impuesto por tu jefe. En pocas palabras, lo que ha ocurrido es que has logrado ser más eficiente.

Si pones en práctica todo lo que te he aconsejado desde mi experiencia personal, y sigues investigando e informándote sobre varios métodos que se adapten más a ti, estoy seguro de que antes de que te des cuenta comenzarás a ser una persona mucho más productiva que antes. 

¡Hackea tu tiempo desde ya y comienza a disfrutar mucho más este recurso sin ataduras e inconvenientes!